مركز المساعدةالبدايةشروحات
شركة درع الأمان: عقود وزيارات صيانة وعروض أسعار
مقاول صيانة أنظمة حريق في الرياض، 12 مستخدماً. نقل العقود والزيارات وعروض الأسعار من إكسل وواتساب إلى نظام واحد يذكّر بالتجديد ويطبع العقود تلقائياً.
الموقف قبل كورتيكسا
العقود في إكسل، والزيارات في مجموعة واتساب، وعروض الأسعار في وورد. تجديدات تُنسى، وأخطاء في حساب الضريبة، ولا يعرف المدير حالة أي عميل دون أن يتصل بالفني.
البناء خطوة بخطوة
المرحلة
ماذا بنوا
المقال
1. البيانات
وحدات العملاء، والعقود، والزيارات، والمنتجات، وعروض الأسعار، مربوطة بعلاقات
2. الحقول الذكية
رقم تسلسلي
QT-2026-0001، وكتالوج بنود مع الضريبة، وتجميع لعدد الزيارات المنفذة في كل عقد3. الفريق
فريقا «الرياض» و«الشرقية». الفنيون بمستوى «إذا كان المسؤول»، والمشرفون بمستوى «وصول على مستوى الفريق»، والمحاسب للقراءة والتصدير
4. البيانات القديمة
استيراد 3,400 عميل مع تحديث الموجود على الجوال
5. التواصل
رقم الشركة على واتساب ويب مربوط بوحدة العملاء، والتوزيع الدوري على المبيعات
6. الأتمتة
توليد زيارة لكل شهر في العقد، وتذكير بالتجديد قبل 30 يوماً بقالب معتمد، وتوليد العقد PDF عند الاعتماد
إجراءات الأتمتة: كل ما تستطيع الأتمتة فعله · أنشئ قالب رسالة واعتمده من Meta · قوالب المستندات: عروض الأسعار والعقود والفواتير بصيغة PDF
7. المتابعة
تذكير الاستحقاق على موعد الزيارة، ولوحة «عقود تنتهي هذا الشهر»
النتيجة
المدير يفتح سجل العميل فيرى عقوده وزياراته ومراسلاته. عرض السعر يُبنى في دقيقتين، والتذكير بالتجديد يصل للعميل تلقائياً.
الدرس
ابدأ بالوحدات والعلاقات الصحيحة، فكل ما بعدها (التجميع، والمستندات، والأتمتة) يعتمد عليها.
مثال من الواقع
شركة درع الأمان
الموقف
شركة افتراضية بـ12 مستخدماً.
ما فعلوه
- نفذت المراحل السبع على أسبوعين.
النتيجة
نظام واحد بدل ثلاثة ملفات ومجموعة واتساب.
شركة افتراضية للتوضيح، والأرقام تقريبية.
هل حلّ هذا الدليل مشكلتك؟
إن لم يحلها، سنسألك عمّا كان ناقصاً.