أنشئ مستنداً من أتمتة وأرسله بالبريد الإلكتروني أو واتساب
أضف خطوة إنشاء مستند إلى أتمتة: تطبع القالب للسجل، وتحفظه في حقل ملف، ثم ترسله الخطوات التالية مرفقاً بالبريد أو ملفاً على واتساب أو رابطاً في رسالة.
الأتمتة إضافة مدفوعة تظهر بشارة Add-on.
قبل أن تبدأ · شيئان · للمالك والمشرفقالب مستند وحقل ملف على الوحدة، وأتمتة
قبل أن تبدأ · شيئان · للمالك والمشرف
قالب مستند وحقل ملف على الوحدة، وأتمتة
- تحتاج إلى: صلاحية إنشاء الأتمتة
- قالب مستند على الوحدة، وحقل ملف فيها. راجع أنشئ قالب مستند جديداً.
- أتمتة. راجع أنشئ أول أتمتة وجرّبها بأمان.
الخطوات
1
أضف خطوة إنشاء مستند إلى الأتمتة.
2
تحت احفظه في اختر السجل: هذا السجل، أو السجل الذي وجدته خطوة البحث، أو سجل مرتبط به (حتى علاقتين، ويؤخذ أول سجل).
3
تحت القالب اختر القالب.
4
تحت احفظه في الحقل اختر حقل الملف. وتحت الملفات الموجودة في الحقل اختر الإبقاء عليها أو استبدالها.
5
تحت سمِّه أعطِ المستند اسماً قصيراً بحروف إنجليزية تستخدمه الخطوات التالية، مثل «Invoice».
6
اختياري: اكتب اسم الملف، وفعّل تعيين حالة القالب أيضاً إن كان القالب ينقل الحالة عند الحفظ.
7
تحت فقط عند تعبئة هذه الحقول تجد الحقول التي يطبعها القالب محددة: ألغِ تحديد ما يمكن الاستغناء عنه، واختر ما يحدث إذا كان أحدها فارغاً.
8
أضف بعدها إرسال بريد إلكتروني مع المستند مرفقاً، أو إرسال رسالة واتساب بالمستند ملفاً.
جرّبها بـتشغيل تجريبي: الرسائل تصلك أنت فقط، وخطوة المستند لا تطبع ملف PDF.
الإعدادات
الإعداد
الشرح
القالب
يجب أن يطبع وحدة السجل الهدف
سمِّه
حروف إنجليزية وأرقام، تبدأ بحرف: «Invoice» يُحفظ
invoice. حتى 30 حرفاً، ولا يتكرر في الأتمتةاسم الملف
فارغ = عنوان السجل. يضاف
.pdf تلقائياًالإبقاء عليها / استبدالها
الاستبدال يترك في الحقل المستند الجديد فقط
تعيين حالة القالب أيضاً
يطبق إعداد الحالة في القالب. إذا رُفضت الحالة يُحفظ المستند ويظهر تحذير في السجل
فقط عند تعبئة هذه الحقول
إذا كان أحدها فارغاً لا يُنشأ المستند
إذا كان أحدها فارغاً
التوقف هنا فينتهي هذا المسار (لا يُعتبر فشلاً)، أو المتابعة دون مستند
استخدام المستند في الخطوات التالية
المتغير
القيمة
{{document.invoice.url}}رابط PDF، صالح 7 أيام من تشغيل الخطوة التي ترسله
{{document.invoice.name}}اسم الملف مع
.pdf{{document.invoice.size}}الحجم بالبايت
في إرسال بريد إلكتروني أضف المستند مرفقاً، أو أرفق كل ملفات حقل ملف. في إرسال رسالة واتساب اختر إرفاق المستند ملفاً، أو ضع الرابط في النص.
من يطبع
المستند يُطبع بصلاحيات منشئ الأتمتة: يحتوي فقط ما كان يستطيع تحميله بنفسه. إذا فقد صلاحية قراءة الوحدة تفشل الخطوة.
قالب جاهز
في معرض قوالب الأتمتة: «أرسل الفاتورة عبر واتساب والبريد عند الفوز بالصفقة». يحتاج قالب فاتورة وحقل ملف في وحدة الصفقات.
إذا حدثت مشكلة
ما تراه
السبب
الحل
«القالب غير موجود»
القالب حُذف.
اختر قالباً آخر.
«القالب يطبع وحدة أخرى»
القالب لا يطابق وحدة السجل الهدف.
اختر قالباً على نفس الوحدة.
«الحقل ليس حقل ملف»
الحقل حُذف أو تغيّر نوعه.
اختر حقل ملف.
«تم التخطي — لم يكن هناك ما يُنفَّذ لهذا السجل.» في السجل الخاص بالتشغيل
أحد الحقول تحت فقط عند تعبئة هذه الحقول كان فارغاً. ومع ذلك ينتهي التشغيل بحالة مكتمل، ولا يصل تنبيه لأحد.
املأ الحقل، أو غيّر إذا كان أحدها فارغاً. التشغيل التجريبي على ذلك السجل يذكر الحقول الفارغة.
«منشئ الأتمتة لا يملك صلاحية»
المنشئ فقد صلاحية الوحدة أو غادر.
«هذا الاسم مستخدم في خطوة «إنشاء مستند» أخرى.»
خطوتان بنفس الاسم تحت سمِّه.
اختر اسماً آخر.
البريد لم يُرسل والمرفق مفقود
خطوة إنشاء المستند لم تعمل على هذا المسار.
ضع خطوة إنشاء المستند قبل البريد على نفس المسار.
الخطوة «بالانتظار»
محرك PDF مشغول بمستندات أخرى.
لا تفعل شيئاً، ستكمل وحدها.
مثال من الواقع
شركة درع الأمان
الموقف
الفاتورة تُرسل يدوياً بعد إغلاق العقد بأيام.
ما فعلوه
- المشغّل: تغيّر «الحالة» إلى «معتمد».
- إنشاء مستند: قالب «فاتورة ضريبية» باسم «Invoice»، يُحفظ في حقل «ملف الفاتورة»، فقط عند تعبئة المبلغ والبريد.
- إرسال بريد مع
invoiceمرفقاً، ثم رسالة واتساب بالملف.
النتيجة
الفاتورة تصل للعميل بالبريد وواتساب خلال دقيقة من الاعتماد.
شركة افتراضية للتوضيح، والأرقام تقريبية.
قواعد يجب معرفتها
المرفقات في البريد حتى 18 ميغابايت معاً، وإلا لا يُرسل البريد.
رابط المستند صالح 7 أيام.
السجل المرتبط حتى علاقتين.
إذا كان محرك PDF مشغولاً تنتظر الخطوة وتعيد المحاولة حتى 6 ساعات دون احتساب محاولة.
هل حلّ هذا الدليل مشكلتك؟
إن لم يحلها، سنسألك عمّا كان ناقصاً.